Miért érdemes egy virtuális asszisztenssel dolgoznod?

Hazánkban egyre elterjedtebbé válik a virtuális asszisztensek segítségének igénybevétele. Ennek az oka az, hogy egyre többen látják meg az óriási értéket abban, hogy digitálisan jól képzett szakemberek vegyék le az elfoglalt cégvezetőkről vagy vállalkozókról az adminisztráció terhét.

Számos motivációja lehet egy vállalkozónak arra, hogy kapcsolatba lépjen egy virtuális asszisztenssel. De mégis melyek a leggyakoribb okok, amiért lehet, hogy Neked is érdemes lenne együtt dolgoznod egy ilyen szakemberrel?

Ezeket gyűjtöttem össze ebben a cikkben.

Viszont még mielőtt belevágunk a témába, nézzük meg, hogy mit is jelent az pontosan, hogy valaki virtuális asszisztenciával foglalkozik.

Mit jelent a virtuális asszisztencia?

Sokak számára ismeretlen lehet ez a kifejezés vagy terület, ezért fontos, hogy még mielőtt kifejtem, hogy miért érdemes virtuális asszisztenssel dolgoznod, megtudd, hogy pontosan mivel is foglalkozik egy ilyen szakember.

A virtuális asszisztencia azt jelenti, hogy igénybe veszed egy olyan szakember segítségét, akit nem alkalmazottként foglalkoztatsz, hanem csak bizonyos feladatok vagy részfeladatok elvégzését bízod rá. Az ilyen együttműködések határait egy megbízási szerződésben foglalják össze a szerződő felek, így egy virtuális asszisztens nem munkaviszonyban dolgozik.

A virtuális szóból következik, hogy egy ilyen asszisztens nem tartózkodik az irodádban, ezért például nem tud kávét főzni számodra, de minden más online vagy offline elvégezhető adminisztrációs és operációs feladatot átadhatsz neki, amelyekre Neked már nincs kapacitásod.

Milyen feladatokat lát el egy virtuális asszisztens?

Hogy még jobban átlásd egy ilyen digitális szakember felelősségkörét, készítettem egy listát arról, hogy a legtöbb esetben milyen feladatokat bízhatsz rá egy ilyen vállalkozóra.

Személyi asszisztensi teendők:

e-mailek kezelése
naptárkezelés, határidők egyeztetése
megbeszélések, találkozók leszervezése
foglalások intézése
üzleti ebédek szervezése
utazásszervezés
számlák rögzítése

Logisztikai és beszerzési teendők:

külföldi/belföldi partnerekkel történő egyeztetések e-mailen/telefonon
kimutatások, elszámolások készítése
nyilvántartások vezetése
táblázatok szerkesztése
prezentációk készítése
adatrögzítés

Marketing asszisztensi teendők:

webáruház feltöltés
blogbejegyzések publikálása
facebook oldalkezelés, csoport admin feladatai
közösségi média moderáció
jogtiszta képek gyűjtése
árajánlatok bekérése/készítése
szöveg gépelése írott anyagból, vagy hanganyag alapján
szövegszerkesztés, szöveg helyesírásának ellenőrzése

HR és rendezvényszervezési teendők:

állásra jelentkező pályázatok összegyűjtése, előszűrése
hivatalos levelek megírása
kisebb rendezvények, csapatépítő tréningek szervezése

Miért érdemes Neked is egy virtuális asszisztenssel dolgoznod?

Most, hogy már jobban megismerted, hogy mivel is foglalkozik egy virtuális asszisztens, itt az ideje, hogy azt is megtudd, hogy miért érdemes igénybe venned egy ilyen szakember segítségét.

1. Hatékonyságnövelés

Ha gyakran úgy érzed, hogy összecsapnak a fejed felett a hullámok, és a mindennapos adminisztrációs és operációs feladatok miatt nem tudsz azokkal a projektekkel foglalkozni, amelyek előre vinnék vállalkozásod/céged, akkor valószínűleg Te is nagyban profitálnál egy virtuális asszisztens támogatásából. Az ismétlődő, papírmunkával járó feladatok általában szükségesek a cég működéséhez, viszont hátráltatnak Téged abban, hogy azt csináld, amihez a legjobban értesz. Ezért nagyban tudod a vállalkozásod és a személyes hatékonyságodat is növelni, ha ezeket kidelegálod egy virtuális szakembernek.

2. A teljes állású kollégák teljesítményének maximalizálása

Virtuális asszisztenst nem csak saját magad számára vehetsz igénybe. Amennyiben úgy látod, hogy menedzsereid, csapatvezetőid vagy személyi asszisztensed túlterhelt, támogasd a munkájukat azzal, hogy melléjük állítasz egy virtuális asszisztenst. Ezáltal hozzád hasonlóan ők is azokra a stratégiailag és pénzügyileg fontos kérdésekre és projektekre fókuszálhatnak, amelyek a cég előremenetelét szolgálják.

3. Költségcsökkentés

Egy ilyen virtuális szakemberrel való együttműködés számos pénzügyi előnnyel járhat a számodra. Elsőként fontos kiemelni, hogy a virtuális asszisztensek nem munkaviszonyban dolgoznak, hanem vállalkozóként megbízási szerződéssel, így megspórolhatod magadnak a bérrel járó járulékokat.

Ezen felül, mint bármilyen másik külsős szolgáltató, a virtuális asszisztensek is saját költségen fejlesztik tovább magukat és vállalkozásukat. Emiatt nem kell tehetséggondozásra külön összeget allokálnod, ellenben egy olyan digitális szakemberrel dolgozhatsz, aki valószínűleg a leghatékonyabb eszközöket és módszereket alkalmazza.

Ráadásul még azt is meg kell említenem, hogy nem kell hetekig vagy hónapokig fizetned valakit, amíg betanul a szükséges folyamatokba, ugyanis egy virtuális asszisztens már megfelelő kompetenciákkal rendelkezik a szerződéskötés pillanatában.

4. Időmegtakarítás

A hatékonyságnöveléssel szorosan összefügg az időmegtakarítás kérdése. Egy virtuális asszisztens időt spórol meg azzal, hogy elvégzi helyetted azokat az adminisztrációs és operációs feladatokat, amelyek kritikusak a vállalkozás működése céljából, de gátolnak Téged abban, hogy azzal foglalkozz, amivel valóban szeretnél. Ezáltal a felszabadult idődben koncentrálhatsz a cég fejlesztésére, a vásárlói elégedettség növelésére, a külföldi terjeszkedésre, vagy bármi másra, ami éppen a legelső helyen áll a prioritási listádon.

5. Egészségesebb work-life balance

A fentebb említett előnyök konzekvenciája akár az is lehet, hogy a felszabadult idődet inkább a családoddal vagy a hobbiddal töltöd, mint hogy az irodában ülj. Amennyiben késő estig a gép előtt ülsz, mert be kell még fejezned az állásra jelentkezők szűrését, az e-mailek megválaszolását vagy a következő üzleti utazás szervezését, van egy jó hírem számodra. Egy virtuális asszisztens ezeket is el tudja végezni helyetted. Így “emberi időben” hazatérhetsz a családodhoz, lefektetheted a gyermekedet, többet sportolhatsz, vagy extra órákat szentelhetsz a hobbidnak.

Konklúzió

Tehát összességében miben segíthet Neked egy virtuális asszisztens? Időt, pénzt és energiát spórol meg számodra, amelyet céged/vállalkozásod fejlesztésére, önfejlesztésre, a hobbidra, vagy a családodra szánhatsz.

Azáltal, hogy igénybe veszed egy virtuális asszisztens segítségét, csökkentheted a válladon lévő teherhet, javíthatod az életminőséged és még a vállalkozásod hatékonyságát is növelheted.

Úgy érzed, hogy szükséged van egy profi virtuális asszisztensre?

Keress fel most!